KG:204:2024:8 aanpassen vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding
Publicatiedatum 13-03-2024, 7:30 | Laatste update 13-03-2024, 7:30 | Standpunt
Aanleiding
De Kennisgroep loonheffing algemeen heeft op 7 maart 2023 een standpunt gepubliceerd over de vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding bij ouderschapsverlof. Dit standpunt geeft een concrete invulling aan het begrip ‘in de regel’, zoals opgenomen in artikel 31a, zevende lid, van de Wet op de loonbelasting 1964 (hierna: Wet LB 1964). De beoordeling of een werknemer in de regel reist naar een vaste plaats van werkzaamheden vindt plaats per aanleiding en op kalenderjaarbasis.
Vraag
Is sprake van een nieuwe aanleiding binnen het kalenderjaar als een werknemer ouderschapsverlof opneemt, nadat hij (aanvullend) geboorteverlof heeft opgenomen?
Antwoord
Ja, tenzij zich een situatie voordoet van aaneengesloten verlof.
Beschouwing
Wet- en regelgeving
Op grond van artikel 31a, tweede lid, onderdeel a, Wet LB 1964 zijn vergoedingen van reiskosten in het kader van de dienstbetrekking gericht vrijgesteld.
Op grond van artikel 31a, tweede lid, onderdeel k, Wet LB 1964 kan een werkgever een forfaitair bedrag van € 2,35 (2024) per thuisgewerkte dag, daaronder begrepen een gedeelte van een thuiswerkdag, onbelast aan een werknemer vergoeden.
Als een vaste vergoeding wordt gegeven aan een werknemer, die op ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste plaats van werkzaamheden reist of thuiswerkt, mag deze vergoeding worden berekend alsof de werknemer op ten hoogste 214 dagen per kalenderjaar naar die vaste plaats van werkzaamheden reist of thuiswerkt (de 128-dagenregeling).
Op grond van artikel 31a, zevende lid, Wet LB 1964 worden de genoemde aantallen dagen:
“a. vermenigvuldigd met vier vijfde, drie vijfde, twee vijfde of een vijfde ingeval de werknemer in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen, onderscheidenlijk een dag, per week naar een vaste plaats van werkzaamheden reist, onderscheidenlijk thuiswerkt;b. naar tijdsgelang herrekend bij het aanvangen of beëindigen van de betreffende vergoeding, dan wel bij een wijziging in de grondslag voor de berekening van de vergoeding, in de loop van het kalenderjaar.”
Standpunt kennisgroep
De kennisgroep interpreteert het begrip ‘in de regel’ als volgt:
Een werknemer reist niet meer ‘in de regel’ naar een vaste plaats van werkzaamheden als hij meer dan twee maanden niet naar de vaste plaats van werkzaamheden reist.
Of:
Een werknemer werkt niet meer ‘in de regel’ thuis als hij meer dan twee maanden niet thuiswerkt.
De beoordeling of een werknemer naar een vaste plaats van werkzaamheden reist of thuiswerkt, vindt plaats per aanleiding en op kalenderjaarbasis. Aanleidingen zoals verlof, cursus en ziekte worden niet bij elkaar opgeteld en zijn afhankelijk van de feiten en omstandigheden. Als de aanleiding het kalenderjaar overstijgt, is sprake van een nieuwe aanleiding. Zie KG:204:2022:28.
Wanneer is sprake van een nieuwe aanleiding?
In de Wet arbeid en zorg (hierna: WAZO) zijn de volgende verlofsoorten geregeld:
- zwangerschapsverlof
- bevallingsverlof
- calamiteitenverlof of kort verzuimverlof
- geboorteverlof
- adoptie- en pleegzorgverlof
- ouderschapsverlof
- zorgverlof (kortdurend en langdurend)
Voor meer informatie over de wettelijke verlofregelingen verwijst de kennisgroep naar de website van de Rijksoverheid. In een cao of arbeidsovereenkomst kunnen afspraken staan die de wettelijke verlofregeling aanvullen of daarvan afwijken. In dat geval spreekt men van bijzonder (of buitengewoon) verlof, bijvoorbeeld voor een huwelijk of verhuizing.
Is sprake van een nieuwe aanleiding (binnen het kalenderjaar) als een werknemer ouderschapsverlof opneemt, nadat (aanvullend) geboorteverlof is opgenomen?
De kennisgroep is van mening dat elk van de bovenstaande wettelijke verlofregelingen – voor zover binnen het kalenderjaar opgenomen – in beginsel een afzonderlijke aanleiding vormt bij de beoordeling of een werknemer in de regel naar een vaste plaats van werkzaamheden reist of thuiswerkt.
Dit kan anders zijn als zich een situatie voordoet van aaneengesloten verlof. In een dergelijke situatie is volgens de kennisgroep sprake van één aanleiding. Hiervan is in ieder geval sprake bij zwangerschapsverlof gevolgd door bevallingsverlof. Zwangerschapsverlof duurt tot en met de dag van bevalling. Bevallingsverlof gaat in op de dag na de bevalling. Deze verlofsoorten zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.
De kennisgroep is van mening dat het opnemen van ouderschapsverlof na geboorteverlof een nieuwe aanleiding vormt, tenzij zich een situatie voordoet van aaneengesloten verlof.
Voorbeelden
- Een fulltime werkneemster die vijf dagen per week naar kantoor reist, gaat met zwangerschaps- (zes weken) en bevallingsverlof (tien weken). De verlofsoorten vallen binnen hetzelfde kalenderjaar.
Er is sprake van aaneengesloten verlof. De werkneemster reist in totaal meer dan twee maanden niet naar kantoor (zestien weken). Een eventuele reiskostenvergoeding gedurende deze periode is niet gericht vrijgesteld.
- De werkneemster uit voorbeeld 1 neemt de laatste vier weken van haar bevallingsverlof verspreid op over een periode van twintig weken (één dag per week). De verlofsoorten vallen binnen hetzelfde kalenderjaar.
De werkneemster reist in totaal meer dan twee maanden niet naar kantoor (twaalf weken). Een eventuele reiskostenvergoeding gedurende deze periode is niet gericht vrijgesteld. De verspreide opname van haar bevallingsverlof na twaalf weken vormt een nieuwe aanleiding. Vanaf dat moment reist zij in de regel gedurende een periode van twintig weken vier dagen in de week naar een vaste plaats van werkzaamheden. Een eventuele reiskostenvergoeding gedurende deze periode is voor maximaal vier dagen per week gericht vrijgesteld.
- Een fulltime werknemer die vijf dagen per week naar kantoor reist neemt na de geboorte van zijn kind aansluitend een week geboorteverlof op (als bedoeld in artikel 4:2 WAZO) en vervolgens aansluitend vijf weken aanvullend geboorteverlof (als bedoeld in artikel 4:2a WAZO). De verlofsoorten vallen binnen hetzelfde kalenderjaar.
Er is sprake van aaneengesloten verlof. De werknemer reist echter in totaal minder dan twee maanden niet naar kantoor (zes weken). Hij reist gedurende het (aanvullende) geboorteverlof derhalve toch ‘in de regel’ vijf dagen per week naar een vaste plaats van werkzaamheden. Een eventuele reiskostenvergoeding gedurende deze periode is voor maximaal vijf dagen per week gericht vrijgesteld.
- De werknemer uit voorbeeld 3 neemt aansluitend aan het aanvullende geboorteverlof nog zes weken ouderschapsverlof op (als bedoeld in artikel 6:1 WAZO). De verlofsoorten vallen binnen hetzelfde kalenderjaar.
Er is sprake van aaneengesloten verlof. De werknemer reist in totaal meer dan twee maanden niet naar kantoor (twaalf weken). Een eventuele reiskostenvergoeding gedurende deze periode is niet gericht vrijgesteld.
- De werknemer uit vorbeeld 3 neemt een maand na het aanvullende geboorteverlof nog zes weken ouderschapsverlof op (als bedoeld in artikel 6.1 WAZO). De verlofsoorten vallen binnen hetzelfde kalenderjaar.
Het ouderschapsverlof is een nieuwe aanleiding. De werknemer reist gedurende het ouderschapsverlof ‘in de regel’ vijf dagen per week naar een vaste plaats van werkzaamheden. Een eventuele reiskostenvergoeding gedurende deze periode is voor maximaal vijf dagen per week gericht vrijgesteld.
